D.2 Der Wechsel zu Apaleo

DAS HERZSTÜCK

Warum ist dieser Wechsel so wichtig?

Stellen Sie sich vor, Ihr Hotelverwaltungs-Programm ist wie das Gehirn Ihres Hotels. Es weiss alles. Wer hat gebucht. Welche Zimmer sind frei. Wer muss noch bezahlen. Welcher Gast hat welche Wuensche.

Aktuell nutzen Sie ein Programm namens "Softec Hotline". Das System ist alt. Es laeuft auf einem Computer im Keller. Wenn dieser Computer kaputt geht, steht Ihr Hotel still. Sie koennen niemanden einchecken. Sie sehen nicht, welche Zimmer frei sind. Alles steht.

Das neue System heisst Apaleo. Es ist komplett anders. Es laeuft nicht auf einem Computer im Keller. Es laeuft in der Cloud. Das bedeutet: Die Daten sind auf sicheren Servern im Internet. Von ueberall erreichbar. Immer verfuegbar. Nie kaputt.

Aber der Wechsel ist nicht einfach. Sie muessen 31.000 Gaeste-Profile uebertragen. Alle Buchungen. Alle Preise. Alles. Und dabei darf nichts schief gehen. Keine verlorenen Daten. Keine doppelten Buchungen. Alles muss perfekt laufen.

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen genau, wie das geht. Woche fuer Woche. Schritt fuer Schritt. So dass Sie am 2. Januar 2026 bereit sind.

Die 8-Wochen-Reise: Ein Ueberblick

Acht Wochen klingen nach langer Zeit. Aber in Wahrheit ist es knapp. Sehr knapp. Denn Sie muessen viel erledigen. Lassen Sie uns erst mal schauen, was in diesen acht Wochen alles passiert.

Woche 4 (2. bis 8. Dezember): Der Anfang

In der ersten Woche passiert noch nicht viel Sichtbares. H24 richtet im Hintergrund Ihr Apaleo-Konto ein. Das ist wie ein Umzug in eine neue Wohnung. Erst muessen die Schluessel uebergeben werden. Dann koennen Sie einziehen.

H24 bekommt von Apaleo einen Zugang. Einen "Tenant". Das ist Ihr eigener Bereich in der Apaleo-Cloud. Nur Sie haben Zugriff. Niemand sonst.

Dann werden die ersten Admin-Zugaenge erstellt. Das sind Benutzer-Konten fuer Sie und Ihr Team. Jeder bekommt einen Benutzernamen und ein Passwort. Damit loggen Sie sich spaeter ein.

Woche 5-6 (9. bis 22. Dezember): Das Hotel einrichten

Jetzt wird es spannend. Jetzt bauen Sie Ihr Hotel in Apaleo nach. Wie in einem Computerspiel. Nur echt.

Sie haben 24 Zimmer. Die muessen alle in Apaleo angelegt werden. Zimmer 1, Zimmer 2, bis Zimmer 24. Jedes Zimmer bekommt eine Nummer. Einen Typ. Eine Kategorie.

Sie haben sieben Zimmerkategorien. "Einzelzimmer Standard", "Doppelzimmer Komfort", "Suite mit Balkon" und so weiter. Die muessen auch alle angelegt werden. Mit Beschreibung. Mit Fotos. Mit Preisen.

Dann kommen die Ratenplaene. Das sind Ihre Preise. Sommer-Saison: 120 Euro pro Nacht. Winter-Saison: 85 Euro. Wochenende: 135 Euro. Alle diese Preise muessen eingetragen werden.

Und dann gibt es noch Packages. Das sind Zusatz-Angebote. "E-Bike-Wochenende" fuer 189 Euro. "Kulinarisches Verwoehn-Arrangement" fuer 220 Euro. Auch die muessen rein.

Klingt nach viel Arbeit? Ist es auch. Aber keine Sorge. H24 macht das fuer Sie. Sie muessen nur die Informationen liefern. Die Preise. Die Kategorien. Die Beschreibungen. H24 tippt alles ein.

Woche 7-8 (23. Dezember bis 5. Januar): Die Daten-Wanderung

Jetzt kommt der wichtigste Teil. Die Uebertragung Ihrer Gaeste-Daten. 31.000 Gaeste-Profile. Das ist wie ein Umzug mit einem riesigen Karton voller Akten.

Zuerst muessen die Daten aus Softec Hotline exportiert werden. Das macht Ihr jetziger Dienstleister. Er gibt Ihnen eine Datei. Eine CSV-Datei. Das ist wie eine Excel-Tabelle. Mit allen Namen, Adressen, E-Mails.

Dann kommt die Datenbereinigung. Warum? Weil in 31.000 Profilen viel Muell ist. Doppelte Eintraege. Falsche E-Mail-Adressen. Alte Daten von Gaesten, die seit fuenf Jahren nicht mehr da waren.

H24 laesst ein Programm darueber laufen. Das Programm findet Dopplungen. Es prueft E-Mail-Adressen. Es loescht veraltete Daten. Am Ende bleiben etwa 26.000 saubere Profile uebrig. Die werden dann importiert.

Das Gleiche passiert mit Ihren Reservierungen. Alle Buchungen ab dem 3. Januar 2026 muessen uebertragen werden. Sonst wissen Sie nicht, wer kommt. Das waere eine Katastrophe.

Aber Achtung: Es gibt einen Grenzfall. Was ist mit Gaesten, die am 31. Dezember einchecken und am 3. Januar auschecken? Die sind sowohl im alten als auch im neuen System drin. Das muss geplant werden.

Die Loesung: Diese Gaeste werden komplett im alten System abgewickelt. Check-in in Softec. Check-out in Softec. Erst ab dem 2. Januar nutzen Sie Apaleo fuer neue Gaeste.

Woche 9-10 (6. bis 19. Januar): Die Bruecke zu den Portalen

Jetzt kommt ein technischer Teil. Aber wichtig. Sehr wichtig.

Ihr Hotel ist auf vielen Buchungsportalen. Booking.com. Expedia. HRS. Noch etwa 50 weiteren. Aktuell laeuft das so: Wenn jemand auf Booking.com bucht, kommt die Buchung in Softec Hotline rein. Automatisch.

Ab dem 2. Januar soll das mit Apaleo funktionieren. Aber dafuer brauchen Sie eine Bruecke. Ein System, das zwischen Apaleo und den Portalen vermittelt. Dieses System heisst HotelNetSolutions. Kurz: HNS.

HNS ist wie ein Dolmetscher. Booking.com spricht eine Sprache. Apaleo eine andere. HNS uebersetzt. Wenn Sie in Apaleo einen Preis aendern, sagt HNS das Booking.com. Binnen Sekunden. Automatisch.

Aber HNS muss erst eingerichtet werden. H24 legt einen Account fuer Sie an. Dann wird die Verbindung zwischen Apaleo und HNS hergestellt. Dann zwischen HNS und den 50 Portalen. Dann muss alles getestet werden.

Und hier ist der Trick: Sie lassen zwei Wochen lang beide Systeme parallel laufen. Softec Hotline bleibt noch aktiv. Apaleo laeuft schon. Aber Sie buchen noch nichts in Apaleo. Sie schauen nur zu. Sie pruefen, ob alles synchronisiert wird.

Wenn in Booking.com jemand bucht, kommt die Buchung in Softec. Gleichzeitig sollte sie auch in Apaleo erscheinen. Wenn das klappt: Perfekt. Wenn nicht: Jetzt ist die Zeit, es zu reparieren. Nicht erst am 2. Januar.

Woche 11 (20. bis 26. Januar): Die Schulung

Jetzt muessen Sie und Ihr Team Apaleo lernen. Denn am 2. Januar muessen alle damit arbeiten koennen. Alle fuenf Mitarbeiter.

H24 schickt einen Trainer vorbei. Der kommt ins Hotel. Er bringt einen Laptop mit. Und dann lernen Sie Apaleo.

Es gibt zwei Schulungen. Die erste heisst "Apaleo Basics". Die dauert vier Stunden. Alle fuenf Mitarbeiter nehmen teil. Sie lernen:

Wie mache ich eine neue Buchung? Wie checke ich jemanden ein? Wie checke ich jemanden aus? Wie drucke ich eine Rechnung? Wie bearbeite ich ein Gaeste-Profil?

Das sind die absoluten Grundlagen. Das Wichtigste. Ohne das geht nichts.

Dann gibt es noch "Apaleo Advanced". Das ist fuer Fortgeschrittene. Das dauert auch vier Stunden. Aber nur zwei Personen nehmen teil. Die beiden Rezeptions-Mitarbeiter. Und vielleicht Sie als Manager.

Hier lernen Sie: Wie aendere ich Preise? Wie erstelle ich Reports? Wie verwalte ich Benutzer? Wie funktioniert das Housekeeping-Modul? Das ist fuer den taeglichen Betrieb nicht zwingend noetig. Aber wichtig, wenn Sie tiefer einsteigen wollen.

Zusaetzlich gibt es eine HNS-Schulung. Das ist fuer Sie als Manager. Zwei Stunden. Online via Teams. Der HNS-Support zeigt Ihnen, wie Sie die Buchungsportale verwalten. Wie Sie Preise synchronisieren. Wie Sie Fehler beheben.

Woche 12 (27. Januar bis 2. Februar): Der grosse Tag

Jetzt ist es soweit. Am 2. Januar 2026 ist Go-Live. Das heisst: Ab heute arbeiten Sie offiziell mit Apaleo. Softec Hotline wird abgeschaltet.

Aber keine Panik. Sie sind nicht allein. H24 schickt wieder einen Trainer. Der ist am 2., 3. und 4. Januar vor Ort. Im Hotel. Den ganzen Tag. Von 8 bis 18 Uhr.

Wenn Sie eine Frage haben: Er ist da. Wenn etwas nicht klappt: Er hilft. Wenn Sie unsicher sind: Er schaut mit. Das ist wie Stuetzraeder beim Fahrradfahren. Sie fahren. Aber jemand passt auf, dass Sie nicht umfallen.

Am ersten Tag passiert wahrscheinlich viel. Der erste Check-in in Apaleo. Aufregend. Der erste Check-out. Spannend. Die erste Rechnung. Hoffentlich klappt alles.

Und wissen Sie was? Es wird nicht alles perfekt laufen. Das ist normal. Beim ersten Mal dauert ein Check-in vielleicht zehn Minuten statt fuenf. Sie suchen Knoepfe. Sie klicken falsch. Sie fragen den Trainer. Alles okay. Das gehoert dazu.

Nach drei Tagen geht der Trainer wieder. Aber er ist nicht weg. Er ist erreichbar. Per Telefon. Per WhatsApp. Per E-Mail. In den ersten vier Wochen bekommen Sie "Remote Support". Das heisst: Sie koennen jederzeit anrufen.

Die Daten: Was passiert mit 31.000 Gaesten?

Jetzt schauen wir uns an, was mit Ihren Daten passiert. Schritt fuer Schritt. Damit Sie genau verstehen, was da ablaeuft.

Schritt 1: Der Export

Am Anfang stehen die Daten in Softec Hotline. Auf einem Computer im Keller. Sie muessen da raus. In eine Datei. Diese Datei heisst CSV.

CSV ist ein einfaches Format. Wie eine Excel-Tabelle. Jede Zeile ist ein Gast. Die erste Spalte ist der Name. Die zweite die E-Mail. Die dritte die Adresse. Und so weiter.

Ihr Softec-Dienstleister macht den Export. Er drueckt auf einen Knopf. Das System exportiert alle 31.000 Profile. Das dauert vielleicht fuenf Minuten. Dann ist die CSV-Datei fertig.

Schritt 2: Die Bereinigung

Jetzt kommt der wichtige Teil. Die Daten muessen sauber sein. Warum? Weil in 20 Jahren viel Muell entsteht.

Da gibt es Gaeste, die zweimal drin stehen. Einmal als "Mueller, Hans" und einmal als "Hans Mueller". Beides der gleiche Mensch. Aber das System weiss das nicht. Das sind Dubletten. Die muessen zusammengefuehrt werden.

Dann gibt es E-Mail-Adressen wie "hansmueller@gmx..de". Mit zwei Punkten. Das ist ein Tippfehler. Diese E-Mail existiert nicht. Die muss korrigiert werden. Oder geloescht.

Dann gibt es Gaeste, die seit 2015 nicht mehr da waren. Deren Daten sind veraltet. Vielleicht haben sie eine neue Adresse. Eine neue Telefonnummer. Eine neue E-Mail. Diese Profile muessen archiviert werden. Nicht geloescht. Aber gekennzeichnet als "inaktiv".

H24 hat dafuer ein Programm. Ein Python-Script. Das laeuft automatisch ueber die CSV-Datei. Es findet etwa 2.000 Dubletten. Es findet 4.000 falsche E-Mails. Es findet 5.000 inaktive Gaeste.

Nach der Bereinigung sind etwa 26.000 Profile uebrig. Sauber. Aktuell. Bereit fuer Apaleo.

Schritt 3: Der Import

Jetzt kommen die sauberen Daten in Apaleo rein. Das ist wie Umzugskartons auspacken. Kiste fuer Kiste.

Apaleo hat eine Funktion fuer den Import. Sie laden die CSV-Datei hoch. Apaleo liest die Datei. Es erstellt automatisch 26.000 Gaeste-Profile. Das dauert vielleicht eine Stunde.

Dann wird geprueft: Ist alles richtig angekommen? Stimmen die Namen? Stimmen die E-Mails? Stimmen die Adressen? H24 macht Stichproben. 100 Profile werden manuell geprueft. Wenn alles passt: Super. Wenn nicht: Nachbessern.

Schritt 4: Die Reservierungen

Das Gleiche passiert mit Buchungen. Alle Reservierungen ab dem 3. Januar 2026 muessen uebertragen werden.

Auch das ist ein CSV-Export. Aus Softec Hotline. Eine Datei mit allen Buchungen. Check-in-Datum, Check-out-Datum, Zimmernummer, Preis, Gaeste-Name.

Diese Datei wird in Apaleo importiert. Apaleo legt die Buchungen an. Automatisch. Dann sind sie da. In Ihrem neuen System.

Aber Achtung: Es gibt einen kritischen Punkt. Was ist mit Gaesten, die am 31. Dezember einchecken und am 3. Januar auschecken? Die ueberschneiden beide Systeme.

Die Loesung haben wir schon besprochen: Diese Gaeste bleiben komplett in Softec. Check-in dort. Check-out dort. Erst ab dem 2. Januar nutzen Sie Apaleo fuer alle neuen Gaeste.

Das Team: Wie bringen wir alle mit?

Ein neues System zu lernen ist nicht einfach. Manche Menschen lieben Veraenderung. Andere haben Angst davor. Das ist normal. Ihre Aufgabe als Manager: Alle mitnehmen. Niemand zuruecklassen.

Die haeufigsten Aengste

Sprechen wir darueber, was Ihre Mitarbeiter vielleicht denken. Aber nicht laut sagen.

Angst 1: "Ich bin zu alt fuer neue Technik." Das denken oft Menschen ueber 50. Sie glauben, dass nur junge Leute neue Programme lernen koennen. Das stimmt nicht. Apaleo ist einfacher als Softec. Versprochen.

Angst 2: "Wenn ich Fehler mache, werde ich gefeuert." Am Anfang macht jeder Fehler. Das ist okay. Das ist normal. Das gehoert zum Lernen dazu. Wichtig ist: Offen darueber reden. Fehler zugeben. Daraus lernen.

Angst 3: "Das Hotel wird unpersoenlich." Manche Mitarbeiter denken: Digitalisierung = keine Menschlichkeit mehr. Aber das Gegenteil ist wahr. Apaleo spart Zeit bei Routinearbeiten. Diese Zeit koennen Sie fuer Gaeste nutzen. Fuer persoenliche Gespraeche. Fuer guten Service.

Was Sie tun koennen

Hier sind fuenf Tipps, wie Sie Ihr Team durch den Wechsel fuehren.

Tipp 1: Frueh kommunizieren. Sagen Sie nicht drei Tage vorher: "Uebrigens, ab Montag nutzen wir ein neues System." Sagen Sie es vier Wochen vorher. Erklaeren Sie, warum. Was bringt das? Was wird besser?

Tipp 2: Einen Champion waehlen. Waehlen Sie eine Person im Team, die technik-affin ist. Die neue Dinge schnell versteht. Diese Person lernt Apaleo als Erstes. Sie wird zum Experten. Die anderen fragen sie bei Problemen.

Tipp 3: Beta-Tester einsetzen. Lassen Sie zwei Mitarbeiter Apaleo zwei Wochen vor Go-Live testen. Sie machen Probe-Buchungen. Sie testen Check-in und Check-out. Sie finden Fehler. Sie geben Feedback. Dann ist am 2. Januar weniger ueberraschend.

Tipp 4: Woechentliche Updates. Jeden Montag: 10-Minuten-Meeting. "Was ist diese Woche passiert? Wie weit sind wir? Was kommt als Naechstes?" So fuehlt sich niemand uebergangen.

Tipp 5: Erfolge feiern. Am 2. Januar habt ihr es geschafft. Der erste Tag mit Apaleo. Feiert das. Pizza fuer alle. Oder ein Sektfrühstueck. Kleine Gesten. Grosse Wirkung.

Was kostet die Migration?

Lassen Sie uns ueber Geld reden. Was kostet dieser ganze Aufwand?

Apaleo Setup-Gebuehr: Einmalig etwa 500 Euro. Das ist die Einrichtungsgebuehr von Apaleo.

Apaleo Lizenz: Monatlich etwa 120 Euro. Das sind 5 Euro pro Zimmer. Sie haben 24 Zimmer. 24 mal 5 ist 120.

HotelNetSolutions: Monatlich etwa 90 Euro. Das ist der Channel Manager fuer die Buchungsportale.

H24 Migrations-Service: Einmalig 2.500 Euro. Dafuer bekommen Sie: Daten-Migration, Schulung, drei Tage On-Site-Support, vier Monate Extended Support.

H24 Extended Support: Monatlich 400 Euro fuer vier Monate. Das ist der Support nach Go-Live. Danach nicht mehr noetig.

Reisekosten H24 Trainer: Einmalig etwa 300 Euro. Anfahrt und Uebernachtung fuer die Schulungen.

Rechnen wir zusammen:

Einmalig: 500 + 2.500 + 300 = 3.300 Euro

Monatlich (erste 4 Monate): 120 + 90 + 400 = 610 Euro

Monatlich (ab Monat 5): 120 + 90 = 210 Euro

Gesamt Jahr 1: 3.300 + (610 x 4) + (210 x 8) = 3.300 + 2.440 + 1.680 = 7.420 Euro

Das klingt nach viel. Aber schauen wir, was Sie dafuer bekommen.

Sie bekommen ein Cloud-PMS. Keine Server mehr im Keller. Keine Hardware, die kaputt geht. Keine Updates, die Sie manuell installieren muessen. Alles automatisch. Alles in der Cloud.

Sie bekommen API-Zugang. Das bedeutet: Apaleo kann mit anderen Systemen sprechen. Mit Straiv fuer Gaeste-Kommunikation. Mit chatlyn fuer WhatsApp. Mit RateBoard fuer Preis-Optimierung. All das geht nur mit Apaleo. Nicht mit Softec.

Sie bekommen Mobile Access. Sie koennen Apaleo von ueberall nutzen. Vom Handy. Vom Tablet. Von zu Hause. Nicht nur vom Computer im Buero.

Und Sie bekommen Skalierbarkeit. Wenn Sie ein zweites Hotel uebernehmen, koennen Sie das einfach in Apaleo hinzufuegen. Gleiche Software. Gleiche Schulung. Alles unter einem Dach.

Was kann schief gehen? Und was tun Sie dann?

Seien wir ehrlich. Bei so einem grossen Projekt kann etwas schief gehen. Lassen Sie uns darueber sprechen. Ohne Panik. Aber realistisch.

Risiko 1: Daten gehen verloren

Das waere der Super-GAU. Sie migrieren die Daten. Und ploetzlich sind 5.000 Gaeste weg. Verschwunden. Nicht mehr da.

Wie verhindern wir das? Durch ein Backup. Vor der Migration wird alles gesichert. Alle Daten aus Softec Hotline. Auf einem USB-Stick. Und in der Cloud. Doppelt haelt besser.

Dann machen wir einen Test-Import. Nicht ins echte Apaleo. Sondern in eine Test-Umgebung. Eine Sandbox. Wenn da was schief geht: Kein Problem. Wir probieren es nochmal.

Erst wenn der Test-Import perfekt laeuft, machen wir den echten Import. Und auch danach: Nochmal pruefen. Stichproben. 100 Gaeste zufaellig auswaehlen. Pruefen, ob alles da ist. Wenn ja: Super. Wenn nein: Zurueck zum Backup.

Wahrscheinlichkeit: Sehr gering. Vielleicht 5 Prozent.

Risiko 2: Die Buchungsportale synchronisieren nicht

Sie aendern in Apaleo einen Preis. Aber Booking.com zeigt noch den alten Preis. Oder noch schlimmer: Booking.com zeigt "ausgebucht", obwohl Sie Zimmer frei haben. Sie verlieren Buchungen.

Wie verhindern wir das? Durch den Parallelbetrieb. Zwei Wochen laufen beide Systeme. Softec und Apaleo. Sie buchen noch in Softec. Aber Sie schauen jeden Tag: Stimmt Apaleo mit Booking.com ueberein?

Wenn nicht, rufen Sie H24 an. Oder HNS. Die schauen sich die Schnittstelle an. Sie reparieren den Fehler. Und Sie testen nochmal.

Zusaetzlich: In der ersten Woche nach Go-Live checken Sie taeglich. Jeden Morgen um 10 Uhr: Booking.com Extranet oeffnen. Apaleo oeffnen. Vergleichen. Passt alles? Gut. Passt nicht? Anruf.

Wahrscheinlichkeit: Mittel. Vielleicht 30 Prozent.

Risiko 3: Das Team kommt nicht klar

Am 2. Januar ist Go-Live. Aber ein Mitarbeiter war krank bei der Schulung. Er kennt Apaleo nicht. Er ist ueberfordert. Er macht Fehler. Es wird chaotisch.

Wie verhindern wir das? Durch Video-Dokumentation. H24 nimmt die Schulung auf Video auf. Wer fehlt, schaut sich das Video an. Zu Hause. In Ruhe.

Zusaetzlich: Der H24-Trainer ist die ersten drei Tage vor Ort. Wenn jemand nicht klar kommt, hilft der Trainer. One-on-One. So lange, bis es sitzt.

Und falls jemand gar nicht zurecht kommt? Dann bleibt er erstmal bei anderen Aufgaben. Housekeeping. Service. Nicht an der Rezeption. Nach zwei Wochen nochmal Schulung. Dann klappt es bestimmt.

Wahrscheinlichkeit: Niedrig. Vielleicht 15 Prozent.

Der Rollback-Plan

Und wenn wirklich alles schief geht? Wenn am 2. Januar nichts funktioniert? Dann gibt es einen Notfall-Plan. Den Rollback.

Rollback bedeutet: Zurueck zu Softec Hotline. Die Lizenz bleibt aktiv bis Ende Februar. Also zwei Monate Puffer. Wenn Apaleo wirklich nicht funktioniert, schalten wir zurueck.

Aber das ist wirklich nur fuer den Super-GAU. Wenn das System komplett abschmiert. Oder wenn die Daten total falsch sind. In 99 von 100 Faellen klappt die Migration. Und die eine Ausnahme ist meist reparierbar.

Zusammenfassung: Ihr Fahrplan zum 2. Januar

Sie haben jetzt alles gelesen. Von Woche 4 bis Woche 12. Von der ersten Einrichtung bis zum Go-Live. Das ist viel Information. Lassen Sie uns das nochmal kurz zusammenfassen.

Am Ende dieser acht Wochen haben Sie es geschafft. Sie haben Apaleo im Einsatz. Ihre Gaeste-Daten sind sicher migriert. Ihr Team ist geschult. Die Buchungsportale sind verbunden. Alles laeuft.

Und dann kommt Phase 3. Die Automatisierung. Straiv fuer Gaeste-Kommunikation. chatlyn fuer WhatsApp. RateBoard fuer Preise. Salto fuer digitale Tuercodes. All das baut auf Apaleo auf.

Aber erst muss Apaleo stehen. Sicher. Stabil. Zuverlaessig. Und genau dafuer ist dieser 8-Wochen-Plan da.