KAPITEL B.3

Systemlandschaft

Welche Programme das Hotel nutzt - und warum ein Wechsel dringend noetig ist

Was ist eine Systemlandschaft?

Hotelsysteme als harmonisches Orchester
Wie ein Orchester: Alle Systeme spielen zusammen

Stellen Sie sich ein modernes Auto vor. Es hat einen Motor. Es hat eine Lenkung. Es hat Bremsen und ein Radio. Alle Teile arbeiten zusammen. Wenn Sie lenken, reagieren die Raeder. Wenn Sie bremsen, gehen die Bremslichter an. Alles ist verbunden.

In einem Hotel ist es aehnlich. Es gibt viele verschiedene Programme. Ein Programm verwaltet die Buchungen. Ein anderes steuert die Tuerschloesser. Ein drittes kuemmert sich um die Kasse im Restaurant. Diese Programme muessen zusammenarbeiten. Genau wie die Teile im Auto.

Die Gesamtheit aller Programme nennt man Systemlandschaft. Eine gute Systemlandschaft ist wie ein gut eingespieltes Orchester. Alle Instrumente spielen zusammen. Eine schlechte Systemlandschaft ist wie ein Durcheinander. Die Instrumente spielen nicht aufeinander abgestimmt.

In diesem Kapitel schauen wir uns die Systemlandschaft des Hotels an. Wir vergleichen sie mit dem H24-Standard. Dann zeigen wir, was sich aendern muss.

B.3.1 DAS HERZSTÜCK

Die dicke Kladde an der Rezeption

Von der Kladde zum Computer
Von der Papier-Kladde zum digitalen PMS

Frueher stand an jeder Hotel-Rezeption eine dicke Kladde. In dieser Kladde wurden alle Buchungen per Hand eingetragen. Wer kommt wann? Wer schlaeft in welchem Zimmer? Wer hat schon bezahlt?

Das funktionierte. Aber es war muehsam. Heute uebernimmt ein Computerprogramm diese Aufgabe. Es heisst Property Management System. Kurz: PMS. Das Wort Property ist Englisch. Es bedeutet Grundstueck oder Gebaeude.

Das PMS ist das wichtigste Programm im Hotel. Hier laufen alle Faeden zusammen. Reservierungen. Gaeste-Daten. Zimmerplanung. Rechnungen. Alles steckt im PMS.

Das alte System: Softec Hotline

Server im Keller vs Cloud
Lokaler Server vs. Cloud-System

Das Hotel nutzt ein System namens Softec Hotline. Dieses System wurde 1986 entwickelt. Es laeuft seit 23 Jahren im Hotel.

Das Problem: Softec Hotline ist technisch veraltet. Es laeuft auf einem Server im Keller des Hotels. Wenn dieser Server kaputt geht, steht das ganze Hotel still. Von zuhause kann niemand auf das System zugreifen.

Stellen Sie sich vor: Sie haben alle Fotos auf einer alten Festplatte gespeichert. Wenn die Festplatte kaputt geht, sind alle Fotos weg. Genau so ist es mit Softec Hotline. Wenn der Server ausfaellt, ist das Hotel blind.

Auf einen Blick: Softec Hotline

Baujahr: 1986 (fast 40 Jahre alt)

Standort: Server im Buero

Fernzugriff: Nur mit VPN moeglich

Kosten: 570 Euro pro Monat

Groesstes Problem: Kann nicht mit anderen Programmen sprechen

Das neue System: Apaleo

Am 2. Januar 2026 soll das neue System starten. Es heisst Apaleo. Es ist ein modernes Cloud-System. Cloud bedeutet: Es laeuft im Internet. Nicht auf einem Server im Keller.

Der grosse Unterschied: Apaleo ist von ueberall erreichbar. Sie sitzen am Strand in Spanien? Sie koennen trotzdem eine Buchung checken. Sie sind nachts zuhause? Sie koennen schauen, ob morgen alle Zimmer sauber sind.

Noch wichtiger: Apaleo kann mit anderen Programmen sprechen. Es verbindet sich automatisch mit dem Tuerschloss-System. Mit der Kasse im Restaurant. Mit den Buchungsportalen wie Booking.com. Alles ist vernetzt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich vor: Ein Gast bucht online ein Zimmer. Mit Softec Hotline passiert Folgendes:

Die Buchung landet im System. Die Rezeption sieht die Buchung. Am Anreisetag erstellt die Rezeption eine Chipkarte. Der Gast isst abends im Restaurant. Die Rezeption muss das Essen von Hand ins PMS uebertragen. Beim Check-Out druckt die Rezeption die Rechnung aus.

Mit Apaleo sieht es so aus:

Die Buchung landet im System. Der Gast bekommt eine E-Mail mit einem Link. Der Gast fuellt online seinen Meldeschein aus. Drei Stunden vor Ankunft bekommt der Gast einen digitalen Schluessel aufs Handy. Der Gast isst im Restaurant und sagt: Bitte aufs Zimmer buchen. Die Kasse uebertraegt die Rechnung automatisch. Beim Check-Out ist alles schon fertig.

Sehen Sie den Unterschied? Mit Apaleo wird vieles automatisch. Das spart Zeit. Das vermeidet Fehler.

Was kostet Apaleo?

Apaleo kostet etwa 200 bis 300 Euro pro Monat. Das ist weniger als Softec Hotline. Trotzdem kann es viel mehr. Es gibt keine versteckten Kosten. Alles ist inklusive.

B.3.2 DIE VERTEILERZENTRALE

Wie verhindert man Ueberbuchungen?

Channel Manager als Verkehrsleiter
Der Channel Manager als Verkehrsleiter

Stellen Sie sich vor: Sie haben nur noch ein freies Zimmer. Gleichzeitig bucht ein Gast auf Booking.com. Ein anderer bucht auf Expedia. Ein dritter ruft an.

Ploetzlich haben Sie drei Buchungen fuer ein Zimmer. Das ist eine Ueberbuchung. Einer der Gaeste wird enttaeuscht sein. Im schlimmsten Fall verlieren Sie eine Bewertung.

Ueberbuchung: 3 Gaeste, 1 Bett
Das Problem: 3 Buchungen, nur 1 Zimmer

Damit das nicht passiert, gibt es den Channel Manager. Er ist die Verteilerzentrale fuer Verfuegbarkeiten. Er stellt sicher, dass alle Buchungsportale immer die aktuellen Zahlen sehen.

Der Wechsel zu HNS

Momentan nutzt das Hotel Caesardata. Er funktioniert. Aber er kostet viel Geld. Fuer jedes Portal zahlt das Hotel 9 bis 15 Euro pro Monat.

Bei 10 Portalen sind das 100 bis 150 Euro jeden Monat. Nur dafuer, dass die Zahlen synchronisiert werden.

Mit Apaleo kommt ein neuer Channel Manager. Er heisst HNS. Der grosse Unterschied: Er kostet pauschal 150 Euro pro Monat. Egal wie viele Portale angebunden sind. Das spart dem Hotel etwa 100 Euro pro Monat. Im Jahr sind das 1.200 Euro.

B.3.3 DIREKTBUCHUNGEN

Warum die Hotel-Website so wichtig ist

Direktbuchung vs Booking.com Provision
Direktbuchung = mehr Gewinn fuers Hotel

Wenn ein Gast auf Booking.com bucht, verliert das Hotel Geld. Booking.com nimmt eine Provision. Meist 15 Prozent. Bei einem Zimmerpreis von 100 Euro gehen 15 Euro an Booking.com.

Wenn der Gast direkt auf der Website bucht, faellt diese Provision weg. Das Hotel verdient 15 Euro mehr. Bei gleichem Aufwand.

Deshalb ist die Buchungsstrecke auf der Website so wichtig. Hier sollen Gaeste direkt buchen. Ohne Umweg ueber Booking.com.

Das Problem heute

Momentan buchen nur 20 Prozent der Gaeste direkt auf der Website. 80 Prozent buchen ueber Portale. Das kostet das Hotel viel Geld.

Rechnen wir mal: Das Hotel hat etwa 4.400 verkaufte Zimmernächte pro Jahr. 80 Prozent davon sind 3.520 Naechte ueber Portale. Bei durchschnittlich 85 Euro pro Nacht und 15 Prozent Provision macht das 44.880 Euro Provisionskosten pro Jahr.

Das ist fast so viel wie ein ganzer Mitarbeiter kostet. Nur fuer Provisionen an Booking.com.

Die Loesung: OnePageBooking

Das neue System heisst OnePageBooking. Der grosse Vorteil: Die Buchung laeuft auf einer einzigen Seite ab.

Heute muessen Gaeste durch mehrere Schritte klicken. Bei jedem Schritt brechen einige ab. Mit OnePageBooking gibt es nur eine Seite. Der Gast sieht alles auf einen Blick. Das erhoeht die Buchungsrate.

Wenn nur 20 Prozent mehr Gaeste direkt buchen, spart das Hotel etwa 9.000 Euro pro Jahr. Ohne dass ein einziger neuer Gast kommt.

Die Rechnung

IST: 20 Prozent direkt = 27.648 Euro Provisionen pro Jahr

SOLL: 40 Prozent direkt = 18.432 Euro Provisionen pro Jahr

Einsparung: 9.216 Euro pro Jahr

B.3.4 DAS KASSENSYSTEM

Das groesste Problem heute

Automatische Kassen-PMS Verbindung
Automatische Verbindung: Kasse zu PMS

Stellen Sie sich vor: Ein Gast isst im Restaurant fuer 42 Euro. Er sagt: Bitte auf Zimmer 12 buchen. Die Kassiererin notiert sich das.

Spaeter muss die Rezeption diese 42 Euro von Hand eintragen. Bei jedem Schritt koennen Fehler passieren. Vielleicht hat die Kassiererin 42,50 Euro notiert. Die Rezeption tippt 42,00 Euro ein. Oder die Rechnung landet auf dem falschen Zimmer.

Das ist das groesste Problem heute: Die Kasse und das PMS sprechen nicht miteinander. Alles muss von Hand uebertragen werden.

Die Loesung: Lightspeed

Mit Apaleo kommt ein neues Kassensystem. Es heisst Lightspeed. Das Besondere: Es ist direkt mit Apaleo verbunden.

Wenn ein Gast etwas bestellt, passiert Folgendes: Die Kassiererin tippt die Bestellung ein. Sie waehlt auf Zimmer buchen. Lightspeed uebertraegt die Rechnung automatisch. Beim Check-Out ist alles schon auf der Rechnung.

Kein manuelles Uebertragen mehr. Keine Fehler. Alles automatisch. Das spart jeden Tag 15 bis 30 Minuten Arbeitszeit. Im Monat sind das 7,5 bis 15 Stunden. Im Jahr etwa 3.000 bis 6.000 Euro.

B.3.5 TUERSCHLOESSER

Der Schluessel auf dem Handy

Digitaler Tuerschluessel auf dem Handy
Das Handy als Zimmerschluessel

Heute benutzt das Hotel Chipkarten. Wenn ein Gast kommt, erstellt die Rezeption eine Karte. Der Gast bekommt sie ueberreicht. Beim Check-Out gibt er sie zurueck.

Das funktioniert. Aber es ist nicht mehr zeitgemaess. Moderne Gaeste erwarten digitale Loesungen. Sie moechten den Schluessel auf ihr Handy bekommen. So wie beim Car-Sharing oder bei Airbnb.

Warum digitale Schluessel praktisch sind

Stellen Sie sich vor: Sie kommen spaet abends im Hotel an. Es ist 22 Uhr. Die Rezeption ist schon geschlossen. Mit einem digitalen Schluessel ist das kein Problem. Sie bekommen ihn schon drei Stunden vor Ankunft aufs Handy. Sie gehen direkt aufs Zimmer.

Das spart dem Hotel Personal. Die Rezeption muss nicht rund um die Uhr besetzt sein. Gaeste koennen auch nachts noch einchecken. Das erhoht die Flexibilitaet. Fuer Gaeste und fuer das Hotel.

Das neue System: Salto

Das geplante System heisst Salto. Es ist ein modernes Schliesssystem mit App. Es verbindet sich automatisch mit Apaleo. Wenn ein Gast bucht, wird automatisch ein digitaler Schluessel erstellt. Der Gast bekommt ihn per E-Mail.

Salto kann aber noch mehr. Es meldet der Putzkolonne, welche Zimmer frei sind. Es protokolliert, wer wann welche Tuer geoeffnet hat. Und es warnt, wenn eine Batterie schwach wird.

Was kostet Salto?

Die Hardware fuer 25 Tueren kostet etwa 8.000 bis 12.000 Euro einmalig. Dazu kommen etwa 50 bis 100 Euro pro Monat fuer die Cloud. Das spart Personal - vor allem nachts und am Wochenende.

B.3.6 GAESTEKOMMUNIKATION

Wie spricht das Hotel mit Gaesten?

WhatsApp Gaestekommunikation
Gaestekommunikation per WhatsApp

Heute laeuft die Kommunikation fast nur per E-Mail. Das funktioniert. Aber es ist nicht optimal. E-Mails werden oft uebersehen. Sie landen im Spam. Und sie sind unpersoenlich.

Moderne Gaeste erwarten mehr. Sie moechten per WhatsApp schreiben koennen. Sie wollen schnelle Antworten. Und sie schaetzen personalisierte Nachrichten.

Die neuen Systeme: straiv und chatlyn

Es kommen zwei neue Systeme. Das erste heisst straiv. Es kuemmert sich um automatische Kommunikation. Das zweite heisst chatlyn. Es ist eine Plattform fuer alle Nachrichten.

Mit straiv passiert Folgendes: 24 Stunden vor Anreise bekommt der Gast eine E-Mail. Er kann online seinen Meldeschein ausfuellen. Er kann ein Upgrade buchen. Er bekommt den digitalen Schluessel. Alles automatisch.

Mit chatlyn kann der Gast dann per WhatsApp schreiben. Wann gibt es Fruehstueck? Die Rezeption sieht die Nachricht. Egal ob sie per WhatsApp, E-Mail oder Booking.com kam. Alles landet in einer Posteingangs-Box.

Wie viel Zeit spart das?

Eine Studie zeigt: Hotels sparen durchschnittlich 720 Stunden pro Monat. Das sind etwa 4,5 Vollzeit-Mitarbeiter.

Fuer das Hotel Hochfirst schaetzen wir 100 bis 150 Stunden pro Monat. Bei einem Stundenlohn von 35 Euro entspricht das 3.500 bis 5.250 Euro pro Monat. Im Jahr also 42.000 bis 63.000 Euro.

Diese Zeitersparnis ist der groesste Hebel der gesamten Digitalisierung. Nicht die Software-Kosten sind entscheidend. Sondern die eingesparte Arbeitszeit.

Die Kosten

straiv: etwa 150 bis 200 Euro pro Monat

chatlyn: etwa 100 bis 150 Euro pro Monat

Gesamt: 250 bis 350 Euro pro Monat

Einsparungen: 3.500 bis 5.250 Euro pro Monat

Zusammenfassung: Was aendert sich?

Wir haben ueber viele verschiedene Systeme gesprochen. Das kann verwirren. Deshalb hier noch einmal die wichtigsten Aenderungen:

Vorher-Nachher Systemuebersicht
Die Transformation: Von Chaos zu Ordnung - alle Systeme arbeiten zusammen

Vorher (heute)

PMS: Softec Hotline - Server im Keller, kein Fernzugriff

Channel Manager: Caesardata - 9 bis 15 Euro pro Portal

Buchungsstrecke: Softec IBE - nur 20 Prozent Direktbuchungen

Kasse: Hotline POS - NICHT mit PMS verbunden

Tuerschloesser: Chipkarten - manuell erstellt

Kommunikation: E-Mail - manuell geschrieben

Nachher (ab 2026)

PMS: Apaleo - Cloud, von ueberall erreichbar

Channel Manager: HNS - pauschal 150 Euro, alle Portale inklusive

Buchungsstrecke: OnePageBooking - Ziel 40 Prozent Direktbuchungen

Kasse: Lightspeed - automatisch mit Apaleo verbunden

Tuerschloesser: Salto - digitale Schluessel per App

Kommunikation: straiv und chatlyn - automatisiert, WhatsApp-faehig

Die Kosten im Vergleich

Heute: Monatliche Software-Kosten 570 Euro

2026: Monatliche Software-Kosten 860 Euro

Mehrkosten pro Monat: 290 Euro

Einsparungen pro Monat: 5.000 Euro

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