KAPITEL B.5

Finanzen & Controlling

66.000 EUR entgangener Umsatz durch fehlendes Revenue Management - Die finanzielle Analyse des Hotel Hochfirst

B.5.1 FIXKOSTEN

Was kostet das Hotel jeden Monat?

Jedes Unternehmen hat Fixkosten. Das sind Kosten, die jeden Monat anfallen. Egal wie viele Gäste kommen. Egal wie viel Umsatz gemacht wird. Diese Kosten müssen bezahlt werden.

Im Hotel Hochfirst belaufen sich die Fixkosten auf 28.790 Euro pro Monat. Das klingt nach viel Geld. Aber für ein Hotel mit 24 Zimmern ist das normal. Andere Hotels dieser Größe haben ähnliche Kosten.

Der größte Posten sind die Personalkosten. 20.000 Euro pro Monat. Das sind fast 70 Prozent aller Fixkosten. Das Hotel beschäftigt 5 Mitarbeiter. Rezeption, Housekeeping und Küche. Ohne diese Mitarbeiter läuft nichts.

Der zweitgrößte Posten ist Energie. Strom, Gas und Wasser kosten 4.800 Euro pro Monat. Das ist viel Geld. Aber das Hotel hat eine Photovoltaik-Anlage auf dem Dach. Diese produziert Strom. Das spart etwa 20 bis 30 Prozent der Energiekosten ein.

Die Software kostet momentan nur 570 Euro pro Monat. Das ist wenig. Ab 2026 wird dieser Posten steigen. Auf etwa 2.000 Euro pro Monat. Das klingt nach viel. Aber die neue Software spart viel mehr ein. Durch automatisierte Prozesse. Durch weniger manuelle Arbeit.

Fixkostenverteilung (28.790 EUR/Monat)

28.790 EUR
pro Monat
Personal 20.000 EUR
69,5% - 5 Mitarbeiter
Energie 4.800 EUR
16,7% - Strom, Gas, Wasser (PV vorhanden)
Sonstige 3.000 EUR
10,4% - Diverses
Software 570 EUR
2% - WIRD STARK STEIGEN (2.000 EUR ab 2026)
Versicherungen 420 EUR
1,4% - Angemessen

Software-Kosten steigen drastisch

Aktuell 570 EUR/Monat (Softtec Hotline). Ab 2026 wird dieser Posten auf ca. 2.000 EUR/Monat steigen (Apaleo, straiv, RateBoard, Salto Cloud, Adyen, Candis, M365).

Neue Fixkosten gesamt: ca. 31.220 EUR/Monat (Anstieg von 2.430 EUR = +8,4%)

B.5.2 CONTROLLING

Fahren ohne Tacho

Stellen Sie sich vor: Sie fahren Auto. Aber Sie haben keinen Tacho. Sie wissen nicht, wie schnell Sie fahren. Sie wissen nicht, wie viel Benzin noch im Tank ist. Sie fahren einfach drauflos.

So ähnlich ist es im Hotel Hochfirst. Es gibt zwar eine Buchhaltung. Es gibt eine Betriebswirtschaftliche Auswertung. Aber es gibt keine laufende Kontrolle. Keine Zahlen in Echtzeit. Keine Kennzahlen, die zeigen, wie gut das Hotel läuft.

Das ist gefährlich. Denn wenn man die Zahlen nicht kennt, kann man nicht steuern. Man sieht Probleme erst, wenn es zu spät ist. Wenn der Umsatz schon eingebrochen ist. Wenn die Kosten schon zu hoch sind.

Moderne Hotels messen jeden Tag viele Kennzahlen. Wie hoch ist die Auslastung? Wie hoch ist der Durchschnittspreis? Wie viele Gaeste buchen direkt? All diese Zahlen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Was funktioniert

  • BWA vorhanden (Quartalsweise)
  • Umsatz-Reports (Woechentlich)
  • Kassenbuch taeglich korrekt
  • Buchhaltung professionell (Steuerberater)

Was fehlt komplett

  • Revenue-Management-KPIs (ADR, RevPAR, RGI)
  • KPI-Dashboard (Keine Echtzeit-Daten)
  • Forecast (Wird nie genutzt)
  • Wettbewerbs-Monitoring (Blindflug bei Preisfestlegung)
B.5.3 KPI-DASHBOARD

Top 10 KPIs fuer Hotel Hochfirst

Was ab 2026 gemessen werden muss - Automatisch via Apaleo + RateBoard

KPI Erklaerung Aktuell Ziel 2026 Status
1. Auslastung (OCC) % belegte Zimmer ~50% >55%
2. ADR Durchschnittspreis pro Zimmer ~85 EUR 115 EUR
3. RevPAR Umsatz pro verfuegbarem Zimmer ~42 EUR 63 EUR
4. Direktbuchungsanteil % Buchungen ohne OTA 20% >40%
5. TRevPAR Total Revenue inkl. F&B pro Zimmer Unbekannt 75 EUR
6. No-Show-Rate % nicht erschienener Gaeste Unbekannt <2%
7. Storno-Rate % stornierter Buchungen Unbekannt <15%
8. Guest Satisfaction Durchschnittsbewertung 4,7/5 >4,7/5
9. Forecast Accuracy Abweichung Forecast vs. IST Nicht vorhanden <10%
10. RGI Revenue Generation Index vs. Comp-Set Unbekannt >1,0

Automatisierung ist der Schluessel

Die meisten dieser KPIs werden automatisch von Apaleo + RateBoard generiert. Zeitaufwand fuer Reporting sinkt von aktuell ~10 Std./Woche auf ~2 Std./Monat.

B.5.4 OPTIMIERUNGSPOTENZIAL

Wo verschenkt das Hotel Geld?

Drei Hebel fuer 74.700 EUR Mehrertrag pro Jahr

Hebel 1: ADR-Steigerung

Von 85 EUR auf 115 EUR Durchschnittspreis

+66.000 EUR
pro Jahr

Hochfirst liegt 15% unter Branchenbenchmark. Bei 4.400 verkauften Zimmernaechten/Jahr (24 Zimmer × 365 Tage × 50% OCC) = 66.000 EUR verlorener Umsatz.

Massnahme: RateBoard + dynamisches Pricing. Realistisch erreichbar: ADR +18% im ersten Jahr, +15% im zweiten Jahr.

Hebel 2: Direktbuchungen

Von 20% auf 40% Direktbuchungsanteil

+8.700 EUR
pro Jahr

Jede Direktbuchung spart 15% OTA-Provision. Bei Verdopplung von 20% auf 40% = 400 zusaetzliche Direktbuchungen à 15% Provision.

Massnahme: Best-Price-Guarantee, Direktbucher-Benefits (Late Check-Out, Upgrade), SEO-Push, Google Hotel Ads.

Hebel 3: TRevPAR durch Upselling

Zusatzumsatz pro Gast steigern

Potenzial hoch
noch nicht quantifiziert

Straiv-Automation: Upgrades, Spa-Tickets H24 Sonnenberg, E-Bike-Verleih, Fruehstueck fuer Nicht-Inklusiv-Gaeste, Late Check-Out.

Massnahme: straiv Pre-Stay-Kommunikation mit automatischen Upselling-Angeboten 3 Tage vor Anreise.

GESAMTPOTENZIAL
74.700+ EUR
Mehrertrag pro Jahr bei gleichbleibender Auslastung
B.5.5 BENCHMARK

Wie schlaegt sich Hochfirst?

Vergleich mit regionalen 3-Sterne-Hotels im Schwarzwald

Kennzahl Hochfirst IST Benchmark Gap Bewertung
Auslastung ~50% 45-55% ✓ Im Rahmen
ADR ~85 EUR 100-120 EUR -15% Zu niedrig!
RevPAR ~42 EUR 50-65 EUR -16% Zu niedrig!
Direktbuchungsanteil 20% 25-35% -5-15% Verbesserbar
Guest Satisfaction 4,7/5 4,2-4,5/5 +5% Exzellent!

Die Gute und die Schlechte Nachricht

✓

Gute Nachricht

Exzellente Gaestezufriedenheit (4,7/5) und solide Auslastung (~50%). Das Produkt funktioniert!

✗

Schlechte Nachricht

Der Durchschnittspreis ist 15% zu niedrig. Das ist keine Schwaeche in der Leistung, sondern im Revenue Management.

B.5.6 SOFTWARE-KOSTEN

Detaillierter Software-Kosten-Breakdown

Von 570 EUR auf 2.000 EUR/Monat - jeder Euro gerechtfertigt

IST: 570 EUR/Monat

Softec Hotline PMS 450 EUR
Caesardata Channel Manager 90 EUR
Gastromatic Personalplanung 30 EUR
GESAMT 570 EUR

Problem: Sehr niedrige Kosten, aber auch sehr limitierte Funktionalitaet. Kein Revenue Management, keine Automatisierung, keine Mobile Keys.

SOLL: 2.000 EUR/Monat

Apaleo PMS 250 EUR
HNS Channel Manager + IBE 175 EUR
straiv Guest Communication 175 EUR
chatlyn Omnichannel Inbox 125 EUR
RateBoard Revenue Management 175 EUR
Salto Cloud (Schließsystem) 75 EUR
Lightspeed POS 125 EUR
Adyen Payment Processing 0,1% Umsatz (~150 EUR)
Candis Buchhaltungsautomatisierung 75 EUR
Microsoft 365 Business (5 User) 75 EUR
Gastromatic (unveraendert) 30 EUR
GESAMT ~2.000 EUR

ROI: Mehrertrag durch ADR-Steigerung + Zeitersparnis = 5.500 EUR/Monat. Software-Mehrinvestition: 1.430 EUR/Monat. Netto: +4.070 EUR/Monat

B.5.7 BUCHHALTUNG

Professionelle Buchhaltungsstruktur

Steuerberater + Candis = Vollautomatisierte DATEV-Schnittstelle

IST: Manueller Prozess

  • ✓ Steuerberater vorhanden (quartalsweise BWA)
  • ✓ Kassenbuch taeglich korrekt gefuehrt
  • ✗ Belege werden manuell eingereicht (Papierkram)
  • ✗ Keine automatische Verbuchung
  • ✗ BWA kommt immer mit 4-6 Wochen Verzoegerung

Problem: Zeitaufwand 10-15 Std/Monat fuer Belegverwaltung + veraltete Zahlen fuer Entscheidungen

SOLL: Candis-Automatisierung

  • Belege per App fotografieren → automatische Erfassung
  • Automatische Texterkennung (OCR) + Kategorisierung
  • Direkte DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater
  • Workflow: Beleg → Freigabe → DATEV (innerhalb 24h)
  • BWA-Zugriff in Echtzeit (max. 3-5 Tage Verzoegerung)

Zeitersparnis: 10-15 Std/Monat (Kosten: 75 EUR/Monat). ROI: 150-225 EUR/Monat netto

Revenue KPI Deep-Dive

Was ist RGI? Der wichtigste Revenue-KPI

Revenue Generation Index - Ihre Performance gegen den Markt

RGI (Revenue Generation Index) ist DER zentrale KPI im Revenue Management. Er zeigt, wie gut Sie im Vergleich zu Ihren direkten Wettbewerbern performen - nicht in absoluten Zahlen, sondern relativ zum Markt.

Die Formel

RGI = (Ihr RevPAR / RevPAR des Comp-Sets) × 100
Comp-Set = Competitive Set (Ihre direkten Wettbewerber)

Interpretation

< 100
Underperformer
Sie verdienen weniger pro Zimmer als Ihre Wettbewerber
= 100
Marktdurchschnitt
Sie performen genau wie der Markt
> 100
Outperformer
Sie verdienen mehr pro Zimmer als Ihre Wettbewerber

Beispiel Hotel Hochfirst

Ihr aktueller RevPAR
42 EUR
Comp-Set RevPAR (geschaetzt)
55 EUR
Ihr aktueller RGI (geschaetzt)
76,4
Sie verdienen 23,6% weniger pro Zimmer als Ihre Wettbewerber!

Warum ist RGI so wichtig?

  • Marktbenchmark: Zeigt, ob Ihr Problem die Auslastung ODER der Preis ist
  • Vergleichbarkeit: Funktioniert unabhaengig von Saisonalitaet (Silvester vs. Februar)
  • Strategische Entscheidungen: Bei RGI < 100 → Pricing-Problem, nicht Nachfrage-Problem
  • Comp-Set-Definition: Hotels im gleichen Segment, gleicher Region, aehnlicher Kategorie

Das Ziel fuer Hotel Hochfirst

Mit RateBoard + dynamischem Pricing:

Jahr 1
90-95
Jahr 2
100-105
Jahr 3+
>110
B.5.8 INVESTITIONSPLANUNG

Renovierungen & Budget

200.000-270.000 EUR notwendige Investitionen 2026-2028

Geplante Renovierungen (Quelle: Gespraech mit Eigentuemer)

Massnahme Zeitraum Budget Prioritaet
Badezimmer-Modernisierung (10 Zimmer) 2026 Q2-Q4 80.000-100.000 EUR Hoch
Zimmermobiliar-Refresh (alle 24 Zimmer) 2027 60.000-80.000 EUR Mittel
Lobbyumbau (Check-In-Bereich) 2027 Q1 30.000-40.000 EUR Mittel
Gastronomie-Konzept (Restaurant-Refresh) 2028 30.000-50.000 EUR Niedrig
GESAMT Renovierungen 200.000-270.000 EUR

Finanzierungsoptionen

  • L-Bank Foerderung (BW): Bis zu 50% Zuschuss fuer Energie-Effizienz (Badezimmer-Sanierung)
  • KfW-Kredit: 1,5-2,5% Zinsen fuer energetische Sanierung
  • Eigenkapital: Primaer aus laufendem Betrieb finanzieren (Cashflow-positiv)
  • Steuervorteil: Sofortabschreibung bis 800 EUR pro Einzelposition

Amortisation durch ADR-Steigerung

Nach Badezimmer-Modernisierung (10 Zimmer):

ADR-Steigerung
+12 EUR
Mehrertrag/Jahr
+21.900 EUR
Amortisation: 80.000 EUR / 21.900 EUR/Jahr = 3,6 Jahre
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