Executive Summary

A.1 DIE GESCHICHTE VON HOTEL HOCHFIRST

Ein Hotel mit grossem Potenzial

Stellen Sie sich ein kleines Hotel im Schwarzwald vor. Es liegt in Lenzkirch-Saig, einem beschaulichen Ort auf 1.000 Metern Hoehe. 24 Zimmer, ein leckeres Fruehstueck und eine Familie, die seit Jahren mit Herzblut dieses Hotel fuehrt. Die Gaeste sind begeistert - auf TripAdvisor gibt es 4,7 von 5 Sternen. Viele kommen Jahr fuer Jahr wieder. Alles koennte perfekt sein.

Aber da gibt es ein Problem. Das Hotel arbeitet noch fast so wie vor 20 Jahren. Gaeste muessen an der Rezeption ein Formular aus Papier ausfuellen. Das Team schreibt sich Nachrichten auf Zetteln. Die Computer sind alt und langsam. Und das Schlimmste: Das Hotel verschenkt jeden Monat tausende Euro, weil es seine Zimmer zu guenstig verkauft.

Jetzt kommt die H24 Gruppe ins Spiel. Sie moechte das Hotel kaufen und modernisieren. Aber vorher muss geprueft werden: Lohnt sich das ueberhaupt? Wo liegen die groessten Probleme? Und vor allem: Was kostet es, das Hotel auf modernen Stand zu bringen?

Genau darum geht es in diesem Bericht. Wir haben das Hotel Hochfirst gruendlich untersucht. Wir haben mit dem Team gesprochen, in die Computersysteme geschaut und ausgerechnet, was sich aendern muss. Das Ergebnis ist ueberraschend positiv.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse

Wenn Sie nur drei Dinge aus diesem ganzen Bericht mitnehmen sollen, dann sind es diese:

Erstens: Das Hotel funktioniert bereits gut. Die Gaeste sind zufrieden, die Bewertungen sind hervorragend, und es gibt treue Stammgaeste. Das ist eine solide Basis. Allerdings arbeitet das Hotel noch mit veralteter Technik. Alles laeuft manuell und auf Papier. Dadurch verschenkt es jeden Tag wertvolle Zeit - und jeden Monat bares Geld.

Zweitens: Es gibt ernsthafte Probleme, die sofort geloest werden muessen. Die Computer sind nicht richtig geschuetzt. Hacker koennten leicht eindringen. Auf der Website werden Daten gesammelt, ohne dass die Gaeste zustimmen - das verstoes st gegen das Gesetz. Und das Hotel weiss nicht, ob es seine Preise zu hoch oder zu niedrig ansetzt, weil es keine Vergleiche mit anderen Hotels macht.

Drittens: Die Loesung kostet weniger als gedacht - und bringt schnell viel Geld zurueck. Mit einer Investition von rund 20.000 Euro im ersten Jahr kann das Hotel etwa 60.000 Euro einsparen oder zusaetzlich verdienen. Das bedeutet: Nach nur vier Monaten hat sich die Investition bereits bezahlt gemacht. Danach verdient das Hotel Monat fuer Monat mehr Geld als vorher.

A.3 DIE FUENF GROSSEN BEREICHE

Wo steht das Hotel heute?

Um ein Hotel richtig zu bewerten, muss man fuenf wichtige Bereiche anschauen. Stellen Sie sich das wie bei einem Gesundheits-Check beim Arzt vor. Der Arzt prueft Ihr Herz, Ihre Lunge, Ihr Blut und so weiter. Erst wenn er alle Bereiche gecheckt hat, kann er sagen, wie gesund Sie sind.

Beim Hotel Hochfirst haben wir genau das gemacht. Wir haben fuenf Bereiche untersucht: Die Strategie, die Arbeitsprozesse, die Computersysteme, das Internet-Netzwerk und die Finanzen. Fuer jeden Bereich haben wir eine Bewertung gegeben - so aehnlich wie eine Ampel: Gruen bedeutet "alles okay", Gelb heisst "Achtung, hier sollte etwas passieren" und Rot bedeutet "dringend handeln".

1. Strategie und Positionierung

Das Hotel hat eine sehr gute Ausgangsposition. Die Gaeste sind zufrieden, die Lage ist perfekt, und der Schwarzwald als Ferienregion boomt. Aber es gibt ein Problem: Das Hotel weiss nicht genau, was es sein will. Ist es ein guenstiges Hotel oder ein Qualitaetshotel? Das ist unklar.

Momentan definiert sich das Hotel als "guenstig im Vergleich zu anderen Hotels". Das ist gefaehrlich. Wenn der Preis das Hauptargument ist, verliert man schnell gegen noch guenstigere Konkurrenten. Ausserdem verschenkt das Hotel dadurch viel Geld. Die Zimmerpreise liegen 15 Prozent unter dem Durchschnitt der Region. Das macht rund 66.000 Euro im Jahr aus, die das Hotel mehr verdienen koennte.

Die Loesung: Eine klare Positionierung als "digitales Familienhotel". Modern und bequem fuer die Gaeste, aber mit persoenlichem Service. Damit kann das Hotel hoehere Preise nehmen und sich trotzdem von der Konkurrenz abheben.

2. Arbeitsprozesse im Hotel

Hier wird es kritisch. Fast alles laeuft noch manuell. Wenn ein Gast ankommt, muss er ein Formular aus Papier ausfuellen. Das dauert 8 bis 10 Minuten. Das Team schreibt sich Nachrichten mit WhatsApp - auf den privaten Handys. Das ist nicht nur umstaendlich, sondern auch verboten, weil dabei Gaeste-Daten auf privaten Geraeten landen.

Die Putzkolonne meldet per Telefon oder Zettel, wann ein Zimmer fertig ist. Die Rezeption weiss oft nicht, welche Zimmer schon sauber sind und welche nicht. Das fuehrt zu Stress und Verwirrung - vor allem wenn mehrere Gaeste gleichzeitig einchecken wollen.

Das Hotel verschenkt dadurch etwa 100 bis 150 Stunden Arbeitszeit pro Monat. Das ist so, als wuerde ein Mitarbeiter einen ganzen Monat lang nichts Produktives tun. Bei einem Stundenlohn von 35 Euro sind das rund 5.000 Euro verschwendetes Geld - jeden Monat.

3. Computersysteme

Das Hotelsystem, mit dem Buchungen verwaltet werden, ist hoffnungslos veraltet. Es heisst "Hotline" und laeuft auf einem alten Server im Keller. Das bedeutet: Wenn dieser Server kaputt geht, steht das ganze Hotel still. Von zuhause oder unterwegs kann niemand auf das System zugreifen.

Ausserdem ist das System nicht mit anderen Programmen verbunden. Die Kasse im Restaurant "spricht" nicht mit dem Hotelsystem. Wenn ein Gast im Restaurant etwas bestellt, muss das von Hand in den Computer eingetippt werden. Bei jedem Schritt koennen Fehler passieren.

Moderne Cloud-Systeme wie Apaleo loesen all diese Probleme. Sie laufen im Internet, nicht auf einem Server im Keller. Man kann von ueberall darauf zugreifen. Und sie verbinden sich automatisch mit allen anderen Programmen - der Kasse, dem Tuerschloss-System, dem Buchungsportal.

4. Internet und Netzwerk

Hier wird es richtig gefaehrlich. Die Netzwerk-Geraete (Switches) haben alle noch die Standard-Passwoerter wie "1234". Das ist so, als wuerden Sie Ihre Haustuer mit dem Schluessel offen lassen, der unter der Fussmatte liegt. Jeder, der sich ein bisschen auskennt, kann da rein.

Schlimmer noch: Auf allen Geraeten ist ein Zugang namens "FTP" offen. Das ist wie ein Lieferanten-Eingang, der nie abgeschlossen wird. Hacker koennten dadurch an alle Daten im Hotel gelangen - Gaeste-Namen, Kreditkarten-Informationen, alles.

Und dann ist da noch die Website. Sie sammelt Daten von Besuchern, ohne vorher zu fragen. Das verstoes st gegen die DSGVO - das europaeische Datenschutzgesetz. Die Strafen dafuer koennen bis zu 20 Millionen Euro betragen. Das muss sofort gestoppt werden.

5. Finanzen und Controlling

Die Buchhaltung ist professionell. Das Hotel hat seine Kosten im Griff. Die monatlichen Fixkosten liegen bei etwa 28.790 Euro - das ist fuer ein Hotel dieser Groesse in Ordnung.

Aber: Das Hotel macht kein professionelles "Revenue Management". Das bedeutet, es ueberwacht nicht, ob die Zimmerpreise richtig sind. Es schaut nicht, was die Konkurrenz verlangt. Es passt die Preise nicht an, wenn in der Naehe ein grosses Event stattfindet.

Ein Beispiel: Wenn am Feldberg ein Ski-Wochenende stattfindet, kommen viele Gaeste in die Region. Andere Hotels erhoehen dann ihre Preise. Das Hotel Hochfirst nicht - weil es diese Informationen nicht systematisch verfolgt. Dadurch verschenkt es jedes Jahr etwa 66.000 Euro an moeglichen Mehreinnahmen.

A.5 WAS KOSTET DAS ALLES?

Die Investition im Detail

Jetzt wird es spannend. Wir haben ueber viele Massnahmen gesprochen. Aber was kostet das alles zusammen? Und vor allem: Wann hat sich das bezahlt gemacht?

Die gute Nachricht: Es ist viel guenstiger als gedacht. Und es rechnet sich schneller als Sie denken.

Die einmaligen Kosten

Manche Dinge muss man nur einmal bezahlen. Zum Beispiel die Einrichtung der neuen Systeme oder die Schulung des Teams. Hier ist die Liste:

• PMS und Buchungssystem (Apaleo, HNS): 400 bis 600 Euro
• Gaeste-App und Check-in (straiv, chatlyn): 1.200 Euro
• Elektronische Tuerschloesser (Salto): 9.500 bis 14.000 Euro
• Netzwerk-Verbesserungen: 2.300 bis 3.200 Euro
• Schulungen fuer das Team: 1.500 Euro

Summe einmalig: 14.800 bis 18.800 Euro

Das klingt nach viel Geld. Aber es gibt eine staatliche Foerderung, die "Digitalisierungspraemie Plus" der L-Bank Baden-Wuerttemberg. Sie zahlt 50 Prozent der Kosten, maximal 10.000 Euro. Wenn das Hotel diese Foerderung bekommt, bleiben nur noch 7.400 Euro Eigenkapital uebrig.

Die laufenden Kosten

Manche Kosten fallen jeden Monat an - zum Beispiel die Gebuehren fuer die Cloud-Systeme. Das ist wie bei Netflix oder Spotify: Man zahlt eine monatliche Gebuehr, solange man den Service nutzt.

Momentan zahlt das Hotel etwa 570 Euro pro Monat fuer das alte System und die Buchungsportale. Mit den neuen Systemen steigen die Kosten auf 860 Euro pro Monat. Das sind 290 Euro mehr - also etwa 3.480 Euro pro Jahr.

Aber: Diese Mehrkosten werden durch die Einsparungen mehr als ausgeglichen. Dazu gleich mehr.

Wo kommt das Geld zurueck?

Jetzt wird es richtig interessant. Das Hotel spart nicht nur Zeit - es verdient auch mehr Geld. Hier sind die vier groessten Quellen:

1. Weniger Gebuehren an Buchungsportale
Momentan kommen nur 20 Prozent der Buchungen direkt ueber die Hotel-Website. 80 Prozent kommen ueber Portale wie Booking.com. Diese Portale verlangen eine Provision - meist 15 Prozent. Mit besserer Website und digitalem Service koennen mehr Gaeste direkt buchen. Das spart etwa 10.950 Euro pro Jahr.

2. Zeitersparnis beim Check-in
Wenn der Check-in statt 9 Minuten nur noch 2 Minuten dauert, spart das bei 3.300 Gaesten pro Jahr etwa 385 Stunden. Bei einem Stundenlohn von 35 Euro sind das 6.822 Euro.

3. Bessere Zimmerpreise
Mit dem Revenue-Management-Tool RateBoard kann das Hotel seine Preise optimieren. Eine Steigerung von 5 bis 8 Prozent ist realistisch. Das macht etwa 36.500 Euro mehr Umsatz pro Jahr - ohne dass ein einziger Gast mehr kommt.

4. Geringere Energiekosten
Mit smarter Heizungssteuerung und Bewegungsmeldern kann das Hotel etwa 8 Prozent Energie sparen. Bei Energiekosten von 4.800 Euro pro Monat sind das 5.760 Euro pro Jahr.

Summe Ersparnis/Mehrumsatz: 60.032 Euro pro Jahr

Mit Foerderung wird es noch besser

Wenn das Hotel die staatliche Foerderung bekommt (9.400 Euro Zuschuss), dann sieht die Rechnung noch besser aus:

• Netto-Investition: nur 7.400 Euro (statt 16.800 Euro)
• Break-Even: nach 1,5 Monaten (statt 4,1 Monaten)
• ROI nach 12 Monaten: 811 Prozent (statt 196 Prozent)

Das bedeutet: Schon nach 6 Wochen hat sich die Investition bezahlt gemacht. Danach ist alles purer Gewinn.